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2019.01.07(2019.01.07 更新)

自然観察指導員関連事業における個人情報の誤送信についてのご報告とお詫び

この度、当会自然観察指導員関連事業のお申し込みフォームをご利用いただきました一部の方々の個人情報を、2015年2月頃から2017年1月頃にかけて、1件の外部アドレスに誤送信していたことが分かりました。多大なるご迷惑とご心配をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。

本件は個人情報保護委員会(内閣府外局)への報告・指導を受け、インターネットセキュリティの専門家の助言をいただき、調査・対応を行っております。しかし、現在までにこの外部アドレスを利用していた個人・企業の特定に至っておりません。そのため、経緯をお示ししてご報告とお詫びを申し上げる次第です。

2015年2月の誤送信開始時点より4年弱の期間を経ておりますが、現在までに本件について被害の報告はございません。

 

経緯

2018年8月16日に自然観察指導員関連事業のお申し込みフォームの自動返信機能のプログラムを動作確認中に、2015年2月12日から2017年1月18日までの2年間に下記の事業にて、お申し込みフォームのご利用者の方の個人情報がプログラム上の1件のサンプルアドレス(上記の外部アドレス)に誤送信されていたことがわかりました。
個人情報流出のおそれのある方々には個別メールにて、経緯のご説明と当会の対応、今後の注意点をお知らせし、ご質問・ご相談の対応をいたしているところです。

 

誤送信した個人情報(対象イベント、期間、個人情報の内容)

対象となるイベント 送信期間 含まれる個人情報 件数(重複あり)
指導員講習会の申込者、第500回~第523回 2015/2/12~2017/1/18 名前・住所・年齢・メールアドレス・電話番号・志望動機・所属団体 1,007件
ただし、上記件数は、郵送や直接メールからの申込者を含みます。また複数回申し込まれた方も含まれています。そのため、誤送信された実際の件数は上記件数より少ないと思われます。
第163回研修会(福島)の申込者 2016/9/2~2016/9/13 名前・住所・年齢・メールアドレス・電話番号・志望動機 3件
わかて始動員支援プロジェクト 2016/12/6 名前・住所・年齢・メールアドレス・電話番号・志望動機 2件
指導員実態調査 2016/12/16~2017/1/9 メールアドレス・家族構成・(任意回答欄に)名前と住所 30件
そのうち、名前・住所の記載のあるものは2件。
第523回講習会のスタッフ募集 2017/1/16 名前・住所・年齢・メールアドレス・電話番号・志望動機 1件
指導員向けメールマガジン「しどういん徒然草」配信申し込み 2017/1/16~2017/1/17 名前・メールアドレス・指導員番号 34件

 

原因は、2015年2月にお申し込みフォーム内の自動返信プログラムを設置した際に、サンプルアドレスを削除しないまま、運用を開始したことによるものです。この期間に、このサンプルアドレスが実在していた可能性があることから、誤送信されたものと認識したものです。2017年1月19日以降は「このアドレスが存在しないか受信できない」状態(不達)になっていることが確認されています。

 

皆さまへのお願い

スパムメールやフィッシングメールなどの迷惑メールには十分ご注意いただき、不審なメールにあるリンク先のクリックや添付ファイルのダウンロード・開封等を行わないよう、ご注意ください。

 

対策と対応

誤送信に気づいた2018年8月16日に、当該フォームの自動返信プログラム内に残っていたサンプルアドレスを削除しました。またこのサンプルアドレスについて調査をして参りましたが、現在までに当該期間に利用していた個人・企業の特定に至っていないため、個人情報の流出の可能性がある対象の方々には、個別にご報告とお詫びのご連絡を差し上げております。

当会では、個人情報の取り扱いについて、職員全員に教育を行い、個人情報取扱いのルールの徹底を図っておりますが、今回の誤送信を受け、管轄機関の個人情報保護委員会への報告を行うとともに、再発防止及びセキュリティ強化のため、職員へのIT関連を含む情報管理研修と情報セキュリティ点検を強化し、第三者による情報セキュリティ点検の体制を構築してまいります。
今後はさらに安全に配慮し、これまで以上に活動につとめてまいります。このたびは多大なるご迷惑、ご心配をおかけいたしまして誠に申し訳ございません。深くお詫び申し上げます。

 

2019年 1月 7日
公益財団法人 日本自然保護協会
理事長 亀山 章